今天下午，由外交部、国家海洋局和海南省联合举办的共建21世纪海上丝绸之路分论坛在博鳌亚洲论坛东方演艺厅举行，现场座无虚席。

　　这是一场堪称组织完美的分论坛。谁也没想到，这场完美的分论坛其实是在两个月时间内抢抓机遇、大胆申报、细心筹备的结果。

　　抢抓机遇

　　“这个论坛完全是海南抢抓机遇赢来的。”海南省外事侨务办公室有关负责人介绍了这句话背后的故事。

　　今年年初，省外办主任、省服务与利用博鳌亚洲论坛联席会议工作机制领导小组办公室主任王胜在西安出席一次国际会议。其间与外交部副部长刘振民茶叙，从交谈中王胜得知外交部正在选择一个年度活动启动仪式的举办地，他马上意识到这是一个难得的机遇。

　　返琼后，王胜与分管领导和有关处室负责人交流了想法，很快形成共识。今年是国家一带一路重大战略全面落地的开局之年，博鳌亚洲论坛作为我国主场外交的重要平台，举办共建21世纪海上丝绸之路分论坛，有利于加大对一带一路特别是“一路”的政策宣示和沟通交流，可以说应了天时；海南作为博鳌亚洲论坛会址所在地，也是21世纪海上丝路建设的重要节点和面向东南亚国家海上合作的前沿地区，在海南举办这场分论坛具有天然的地缘条件；海南在东南亚国家还分布着200多万琼籍华侨华人，因此还具有人缘相亲的优势。“所以，在海南举办这场活动可以说是顺应了‘天时、地利、人和’。”这位负责人说。

　　一周后，省外办副主任戴贞便带上策划方案到外交部和国家海洋局做了专门汇报。两家上级单位对海南的主动作为和策划能力大加赞赏，方案很快得到采纳。其实，在海南申报以前已有多个省市向外交部表达了承办意愿，但海南凭借多年来举办大型外事活动积累的口碑和高质量的策划方案迅速胜出。

　　细心筹备

　　分论坛筹备工作于春节后正式启动，而此时距论坛年会只有不到1个月时间。对于举办一场大型活动来说，前期策划方案只是万里长征的第一步，启动仪式设计、宣传片制作、分论坛具体方案、海洋合作图片展、中场过渡演出等细化方案和具体落实，才真正考验一个团队的水平。

　　细节决定成败，丝毫不得含糊。启动仪式视频委托海南省广播电视总台制作，前后修改数十次。

　　分论坛中间有一段过渡场景，这个转场设计从最初的黎苗八音到少儿舞蹈，再到童声合唱海的故事，请了岛内不少文艺工作者出谋划策，再加上无数次编排，才有了三分钟的完美过渡。

　　细节越多，合成的难度越大。想达到行云流水的效果，没有捷径可走，只能靠不断地演练。筹备活动中前前后后演练了三十多遍，直到万无一失。

　　令人难以置信的是，这么一场大型活动，筹备组的核心团队只有三名工作人员。分管领导戴贞亲自上阵，活动总协调张芝经常一天要接打电话上百个，晚上经常耳鸣失眠。小组长钟天祥一个月里鬓角上又多了一圈花白。

　　“局外人往往会纳闷，为什么那么折腾？何必追求完美？熟不知这里有守护荣誉的责任、舍我其谁的担当和追求卓越的品质，这就是海南外事团队的精神丰碑。”这位负责人员说道。

　　（本报博鳌3月28日电）